Come Swenco ha creato un processo di etichettatura più efficiente attraverso l'integrazione.

Background

Swenco Limited è il principale produttore e distributore di componenti per il settore delle calzature antinfortunistiche in Nord America. Con sede in Ontario, Canada, Swenco produce prodotti di alta qualità dal 1962 e ora serve aziende e settori industriali in tutto il mondo. Le etichette sono presenti in ogni aspetto del processo di produzione di Swenco, dalla produzione e spedizione al magazzino, all'inventario. L'azienda ha tre tipi principali di etichette: etichette dei prodotti, etichette di spedizione e schede di processo. Le etichette dei prodotti contengono una combinazione di informazioni e grafica sui prodotti. Le etichette di spedizione contengono una serie di informazioni. Ogni scatola contiene una combinazione di SKU e le etichette di spedizione contengono inoltre una ricevuta dettagliata del contenuto della scatola. Le schede di processo, che sono fondamentalmente etichette di lavoro in corso, sono state create manualmente. Tutte queste etichette hanno dimensioni e formati diversi e sono state stampate utilizzando più stampanti in ambienti diversi. 

Sfide

Desiderio di maggiore flessibilità

Prima dell'implementazione di NiceLabel, l'etichettatura di Swenco veniva esternalizzata. L'azienda acquistava etichette prestampate che usava quando necessario. Tuttavia, questo modello si rivelò piuttosto impegnativo dal punto di vista della pianificazione. Ogni volta che veniva inserito un nuovo marchio o si creavano nuovi prodotti, era necessario aggiornare le etichette in base ai nuovi requisiti del cliente o del prodotto. Il modello di esternalizzazione non aveva la flessibilità necessaria per essere in grado di apportare rapidamente questi cambiamenti e li lasciava con molte etichette ridondanti. "Dovevamo essere in grado di entrare su nuovi mercati e aggiungere nuove lingue molto più rapidamente, senza dover acquistare etichette prestampate", commenta Matthew Rowlands, Assistant General Manager di Swenco. "Volevamo essere in grado di modificare al volo i requisiti e il branding.

La mancanza di integrazione equivaleva ad adottare soluzioni manuali

Poiché l'etichettatura non era integrata con il sistema ERP di Swenco, i dipendenti utilizzavano una serie di flussi di lavoro manuali per produrre e stampare le etichette nel magazzino. Ad esempio, esportavano le informazioni sulle etichette dal sistema ERP in un foglio Excel e quindi stampavano manualmente le etichette. Nel loro impianto di stampaggio dell'acciaio, utilizzavano schede di processo codificate a colori per identificare il contenuto del contenitore, assegnando a ogni tipo di lavoro il proprio colore. La produzione di queste schede di processo era interamente manuale e per produrre una scheda erano necessarie 4-5 ore di lavoro manuale.

L'aggiornamento dell'ERP apre le porte al miglioramento dei processi

Swenco decise di aggiornare il proprio sistema ERP all'ultima versione di Aptean Made2Manage. Erano passati 15 anni dall'ultimo aggiornamento e i progressi tecnologici consentivano di ottenere funzionalità molto più sofisticate di quelle precedenti. L'azienda decise di trarne vantaggio integrando l'etichettatura con il loro sistema ERP. Tuttavia, Swenco non era soddisfatta dell'etichetta di spedizione di base disponibile nel sistema ERP, quindi contattò il partner di lunga data di NiceLabel, Integrated Productivity Systems (IPSi), per aiutarlo a trovare la migliore piattaforma di etichettatura da integrare con la soluzione ERP scelta. Come afferma Rick Schilling, Presidente di IPSi, l'obiettivo principale era trovare la soluzione giusta per le esigenze di etichettatura di Swenco. "L'etichettatura è uno dei processi mission-critical di Swenco, quindi era importante che l'azienda potesse trovare una piattaforma che soddisfacesse le sue esigenze".

Un'unica piattaforma per tutte le esigenze di etichettatura

Swenco si rivolse a IPSi con due requisiti fondamentali: voleva stampare tutte le etichette da un'unica piattaforma e questa doveva integrarsi con Made2Manage. La piattaforma doveva essere abbastanza flessibile da soddisfare tutte le sue esigenze e integrarsi con i suoi vari flussi di lavoro. Secondo IPSi, fu questa esigenza di flessibilità che suggerì di consigliare NiceLabel. "La piattaforma ci offre funzionalità illimitate", afferma Rick. "Quando Swenco ci disse quali erano le sue esigenze, affermai subito: 'Dobbiamo farlo con NiceLabel: è l'unica soluzione".

La soluzione

Grazie a NiceLabel, IPSi è stata in grado di unificare tutta la produzione e la stampa di etichette di Swenco su un'unica piattaforma. NiceLabel è perfettamente integrata con Made2Manage, che offre a Swenco un modo standardizzato di lavorare a ogni livello del business. "Abbiamo realizzato un sistema integrato con il suo database ERP, che offre un'ampia gamma di funzionalità. Esso tiene conto del fatto che hanno utenti in diverse parti dell'azienda: in ufficio, in magazzino e nell'area di produzione", racconta Rick. "Uno dei vantaggi di NiceLabel è che è facile distribuirlo a più utenti.

Ora utilizzano la stessa piattaforma di stampa per otto diverse funzioni lavorative. In questo modo non solo si consolida tutta la stampa, ma si consolidano tutte le persone su un'unica piattaforma. Quindi, ovunque si trovino, i dipendenti utilizzano lo stesso sistema di etichettatura". IPSi è riuscita anche a creare schermate di stampa personalizzate adattabili a tutti i flussi di lavoro interni di Swenco.

Le schermate di stampa modificano dinamicamente le impostazioni della stampante, in base all'etichetta selezionata, in modo che l'utente non debba ricordarsi di modificarne le dimensioni. "In precedenza, qualcuno oteva inviare accidentalmente una richiesta per un'etichetta 4x4 a una stampante su cui erano installate etichette 2x3", spiega Ian Faust, sviluppatore software di IPSi. "Utilizzando NiceLabel per modificare automaticamente le impostazioni della stampante, è possibile evitare questo tipo di errore". Le schermate di stampa sono progettate in modo che i dipendenti debbano lavorare solo all'interno dell'ambiente di stampa delle etichette, il che crea un flusso di lavoro di stampa delle etichette più efficiente.

Vantaggi

Riduzione dei costi e aumento dell'efficienza

Il passaggio a NiceLabel ha comportato un notevole risparmio sui costi, sia in termini di materiali che di manodopera. "Guardavamo solo quanti soldi stavamo sprecando", commenta Matt. "Il costo per realizzare le proprie etichette è notevolmente inferiore rispetto all'acquisto di etichette prestampate. Direi che abbiamo ottenuto un risparmio sui costi del 50% solo su questo, senza contare ciò che abbiamo risparmiato in termini di manodopera". La possibilità di stampare etichette on-demand ha inoltre ridotto drasticamente i tempi di consegna di Swenco. "Ora ci vogliono 30 secondi per aggiungere una nuova etichetta", afferma Matt. "Passare dalla progettazione alla produzione ora richiede pochi minuti, invece di giorni. E non dobbiamo preoccuparci di aspetti come la quantità dell'ordine e le interruzioni del volume, perché ora tutto è allo stesso prezzo".

Dai processi manuali all'automazione completa

Grazie all'integrazione dell'etichettatura con il sistema ERP, Swenco è stata in grado di automatizzare praticamente tutti i processi manuali. "Con l'aiuto di IPSi, siamo stati in grado di integrare il flusso di lavoro di creazione delle schede di processo nel sistema, eliminando sostanzialmente il processo di pensiero coinvolto nella stampa delle schede di processo. Ora, vengono automaticamente codificati a colori, quindi siamo passati dal trascorrere da 4 a 5 ore di lavoro alla semplice pressione di un pulsante", racconta Matt. Questa automazione semplifica le cose anche per il personale di produzione, che deve prendere meno decisioni durante la stampa delle etichette. L'automazione, a sua volta, ha portato alla responsabilizzazione del personale.

Consentire agli utenti aziendali di stampare etichette

"Prima di NiceLabel era solo il coordinatore della produzione che poteva stampare le etichette. Dovevamo procedere in questo modo, perché era importante che il personale di produzione fosse in grado di concentrarsi sulla produzione e non perdere tempo con lo sviluppo del sistema", afferma Matt. Con NiceLabel, tuttavia, Swenco è stata in grado di consentire al personale di produzione di stampare le proprie etichette. "Ora, invece di essere noi a controllare il processo, possiamo dare loro la possibilità di scegliere come procedere. Siamo in grado di fornire loro un sistema che sappiamo funzionerà senza necessitare di un'eccessiva supervisione. Hanno il loro computer con un designer e tutte le etichette di spedizione vengono fatte in un unico posto e tutti sanno come farlo".

La flessibilità crea un vantaggio competitivo

Una maggiore flessibilità è un altro vantaggio. "Essendo un produttore più piccolo, le cose che ci hanno aiutato a crescere sono il servizio clienti, la flessibilità e la capacità di rispondere alle esigenze immediate dei nostri clienti", afferma Matt. "La flessibilità è ciò che ci mantiene in attività, e ora siamo molto più flessibili di quanto non lo fossimo prima". È interessante notare che la stessa flessibilità è ciò che aiuta IPSi a soddisfare le richieste dei propri clienti. "Nel nostro mondo, come risolutori di problemi generici, non possiamo farlo senza prodotti come NiceLabel", afferma Rick. "Ogni volta che inseriamo questo software, l'azienda finisce per avere più flessibilità e più controllo di quanto non abbia mai avuto sull'etichettatura".

Uno sguardo al futuro

Ora che Swenco ha ottenuto un processo di etichettatura più agile ed efficiente, l'azienda sta valutando l'utilizzo di NiceLabel per migliorare l'efficienza operativa complessiva. "Alla fine passeremo a un sistema di codici a barre per il nostro sistema di magazzino e lo introdurremo in tutto il nostro inventario. NiceLabel avrà una parte importante di tutto questo", commenta Matt. Swenco spera inoltre di estendere il processo di etichettatura semplificato anche ai fornitori. Swenco dispone ora di una piattaforma di etichettatura in grado di supportare anche la crescita futura del business. "Mentre continuiamo a espandere la nostra offerta di prodotti, NiceLabel svolgerà un ruolo importante. Una volta che inizieremo a produrre noi stessi, dovremo creare le nostre etichette personalizzate. Lavoriamo molto anche con Amazon e NiceLabel ci consente di risparmiare denaro, in quanto possiamo etichettare i prodotti correttamente, secondo le loro specifiche". Per IPSi è stato soddisfacente vedere come NiceLabel ha trasformato l'attività di Swenco. "Quando si sistematizza un flusso di lavoro totalmente disconnesso e inefficiente, l'impatto è enorme", afferma Rick. "Con NiceLabel siamo in grado di mettere i nostri clienti in una posizione in cui possono avere un migliore controllo di un processo mission-critical".