Aiutare Boehringer Ingelheim a creare un processo di etichettatura globale e standardizzato.

Background

Boehringer Ingelheim è un'azienda farmaceutica a conduzione familiare, fondata nel 1885. È una delle prime 20 aziende farmaceutiche del settore, con circa 50.000 dipendenti. Boehringer Ingelheim ha tre aree di business: prodotti farmaceutici per l'uomo, salute degli animale e biofarmaci.

Il reparto IT globale di Boehringer Ingelheim è responsabile dell'identificazione della migliore tecnologia digitale utilizzabile lungo l'intera catena del valore dell'azienda. Ciascuno degli oltre 80 siti produttivi dell'azienda può scegliere di utilizzare le soluzioni consigliate e supportate da Global IT. In termini di etichettatura, questi siti producono l'intera gamma di etichette, dalle etichette per scatole, bancali e spedizioni, a quelle per prodotti chimici e materiali, codici a barre 1 e 2D e RFID. In uno solo dei loro stabilimenti produttivi, a Sant Cugat, in Spagna, l'azienda gestisce sette linee di confezionamento che producono 4-5.000 etichette al giorno.

Sfide

Nessun processo di etichettatura standardizzato a livello globale

Una delle maggiori problematiche che l'IT globale deve affrontare è una vasta gamma di soluzioni di etichettatura utilizzate presso ogni sede, di proprietà e implementate dall'azienda locale o dal reparto di ingegneria. "Avevamo molti modelli di etichette e processi diversi e molti strumenti di etichettatura diversi", afferma Pierre Rahm, IT Operations Services di Boehringer Ingelheim. "I siti di produzione utilizzano SAP Interactive Forms, SAPScript, SmartForms e persino PowerPoint." Questo variegato ambiente di etichettatura ha reso alquanto problematica l'implementazione di modifiche alle etichette. "In passato era davvero stressante cambiare etichetta, anche se si trattava di un solo campo", ricorda Pierre.

Copia in base ai requisiti locali

"Le crescenti esigenze dei clienti, come le richieste di modelli in molti Paesi, ci hanno spinto a ripensare i nostri processi di progettazione delle etichette e a trovare modi per cambiare le etichette in modo più flessibile ed efficiente", afferma Pierre. Le richieste dei clienti possono andare da speciali tipi di codici a barre, a diverse lingue, informazioni sulle etichette e diversi formati per le date di scadenza e di produzione.

Necessità di un processo di controllo qualità digitale

Anche l'utilizzo di sistemi obsoleti non progettati per la creazione di etichette ha reso problematico il controllo qualità. Ad esempio, i siti di produzione che stampano da PowerPoint creerebbero tutta una serie di soluzioni per cercare di proteggere le informazioni sulle etichette e prevenire modifiche non autorizzate. Era stato attuato il principio dei "sei occhi", nel senso che tre persone avrebbero dovuto controllare le etichette per assicurarsi che fossero corrette. Questi tipi di procedure erano necessari per cercare di individuare gli errori, ma erano anche laboriosi e dispendiosi in termini di tempo.

Serviva un sistema dotato di funzioni di analisi e reportistica

La mancanza di strumenti di analisi e reportistica rappresentava un'altra problematica. "Non avevamo una visione d'insieme su chi stampava determinate etichette e in quale momento. Se si producono prodotti chimici e farmaceutici è davvero difficile tenere conto di tutti questi aspetti in un sistema ERP standard".

Serviva un'integrazione ERP

Boehringer Ingelheim voleva inoltre un più alto livello di integrazione con i propri sistemi ERP. Ciò avrebbe consentito di ottenere un'unica fonte di verità, eliminare le ridondanze dei dati e includere dati variabili nelle etichette. "Volevamo rinunciare ad avere etichette più o meno programmate (hard-coded) in SAPscript", racconta Pierre. "Attualmente stiamo presentando il nostro sistema SAP globale in tutti i nostri siti, per cui ha più senso implementare uno strumento di etichettatura globale, ossia NiceLabel LMS.", dichiara Pierre Rahm.

Soluzione

Boehringer Ingelheim is using the full spectrum of the NiceLabel Label Management System (LMS). They use the built-in label designer for designing label templates. The document management system enables them to replace their manual quality control procedures with a completely digitized quality assurance process. This gives them the security, approval workflows, complete label change and print history that they need. The label management system is integrated with their ERP system, which is SAP ECC, so they now have a centralized way of updating label information.

Boehringer Ingelheim utilizza un modello a tre livelli per ciascuna delle sue tre regioni: UE, Americhe e Asia (solo l'UE è stata implementata), costituito da un sistema di sviluppo (DEV), un sistema di convalida (QAZ) per la qualificazione di tutto e un sistema di produzione (PRD). Il configuratore gira su Citrix, in modo da evitare l'installazione locale. "Non ci sono installazioni locali, quindi il reparto IT non deve toccare nessun PC locale. All'inizio, installare ogni elemento del sistema sui server era uno dei nostri principali obiettivi, così ogni utente ha la possibilità di accedere al sistema da ogni PC", afferma Pierre.

Inizialmente, Boehringer Ingelheim ha implementato il sistema di gestione di etichette NiceLabel nei propri siti produttivi di Ingelheim e Sant Cugat. L'azienda prevede di espandersi durante il 2019 e il 2020 negli altri siti di produzione. I prossimi siti produttivi da realizzare sono Dortmund e Koropi (Grecia). Le prossime implementazioni sono previste per i processi di non produzione, ad es. magazzino e gestione qualità.

Vantaggi

Elaborazione più veloce delle richieste di modifica

Ora può elaborare le richieste di modifica in modo molto più rapido rispetto a prima. "Il più grande vantaggio è che non adottiamo più quella procedura di modifica estesa con la documentazione. Con NiceLabel abbiamo una gestione completa delle etichette nel sistema di gestione dei documenti". Ora che il flusso di lavoro del controllo qualità è parte integrante del sistema di gestione delle etichette, Boehringer Ingelheim può risparmiare tempo e risorse preziose che in precedenza erano dedicate ad attività manuali di controllo qualità.

Integrazione perfetta di SAP con il pacchetto NiceLabel ABAP

Boehringer Ingelheim ha inoltre beneficiato del pacchetto NiceLabel ABAP, che semplifica e velocizza notevolmente il processo di integrazione. "Un grande vantaggio per noi è stato ottenere il pacchetto ABAP, in modo da poter introdurre rapidamente l'interfaccia di etichettatura all'interno del nostro sistema SAP. Quando abbiamo eseguito alcuni test con i nostri sistemi attuali, tutto ha funzionato bene grazie all'automazione con NiceLabel, quindi questo aspetto dell'integrazione è stato uno dei nostri principali fattori trainanti".

Rischio di errori notevolmente ridotto

Having integration with master data gives Boehringer Ingelheim their much-sought-after single source of truth; just knowing that the variable data is correct drastically reduces the risk of labeling errors. “Having NiceLabel as the printing tool and the ERP system as the printing trigger is really the ideal solution,” comments Pierre. Boehringer Ingelheim has also benefited from the flexibility of the NiceLabel application builder, which enables them to design their own printing applications. “We were pleased to see that it is possible to create user interfaces and build complete printing applications, within NiceLabel LMS. That was really good to see, and the implementation went really well. From my technical point of view, it is excellent to have this capability, beyond just designing labels.” When reflecting on Boehringer Ingelheim’s approach to digitally transforming their labeling, NiceLabel VP of Marketing, Ken Moir, commented, “It’s great to see how Boehringer Ingelheim is really using the full spectrum of our label management system. They have a great track record of selecting best-of-breed IT systems for their company, so we’re pleased that they have selected NiceLabel as their global labeling system-of-choice.”